「なぜ、自分はいつも時間に追われてしまっているのか」「どれから手をつけていいのか分からなくてパニックになる」などとお困りではありませんか。
このままだと、疲弊した毎日をずっと続けることになり、場合によっては心身に不調をきたしてしまうかもしれません。
時間管理を身につければ、日々の仕事が快適になるだけでなく、プライベートを含めたあなたの人生が深く、豊かになります。時間管理の方法はいろいろありますが、簡単じゃないとなかなかやる気になりませんよね。
そこでこの記事では、「今日からできる、簡単な時間管理方法・オススメ３選」を紹介します。簡単ですのでぜひ取り組んでみてください。
＜オススメ時間管理法 1＞タスクを細分化、完了状態を決める
１）何をするの？
大きいタスク（※1）を小さなタスクに細かく分解（細分化）します。例えば、「会議のプレゼンの準備をする」の場合、「企画立案のための調査」「素案原稿作成」「上司のチェック」「最終原稿作成」に分けます。これはできるだけ細かい方がより効果があります。
そして、タスクの完了状態を決めます。例えば「素案原稿作成」の場合、「上司にみせる原稿をプリントアウトした」状態をタスクの完了状態とします。既に行っていることを細かく書き出すだけ。簡単ですね。
※1 タスク：”ビジネスシーンで用いられる場合、「自分に任された仕事」「自分が行うべき作業」といった意味で使われます。”
（出展：マイナビ転職 https://tenshoku.mynavi.jp/knowhow/bizword/task/ ）
２）どうなるの？
大きいタスクの場合は未完了の状態が長く続きます。小さいタスクならば完了した進捗（しんちょく）度合が明確になり、計画が立てやすくなります。問題があれば日程調整など早く手を打つことも可能になり、慌てることも少なくなります。タスクの完了状態を決めることで完了の判断をすばやくできるようになります。
また同じ進捗度合でも、大きいタスクでは「まだ終わっていない」というマイナスの感情です。しかし、小さいタスクでは「ここまで終わった」というプラスの感情になり、精神的にも安心できます。
＜オススメ時間管理法 2＞タスクごとの所要時間を記録する
１）何をするの？
タスク開始からタスク完了までの所要時間をタスクごとに記録します。手書きのメモでも、使用しているパソコンに入っている表計算ソフトなどでも良いし、スマホのアプリを使ってもできます。
新たに行うことは記録だけ。スマホアプリならスタートボタンとストップボタンを押せば終わります。簡単ですね。
２）どうなるの？
同じ職場で働いてるかぎり、似たようなタスクが何度も発生します。似たようなタスクの所要時間の記録があれば、今回のタスクに必要な時間の見積もりは簡単にできます。
タスクごとの所要時間の正しい見積もりができれば、日・週・月のスケジュールも誤差が減り、時間が足りなくなって右往左往することも少なくなります。
また、所要時間の記録を比較することで、自分の得意または不得意なタスクが明確になります。チームの場合では、自分の不得手なタスクを他のメンバーに任せ、自分は得意なタスクを担当することで、チーム全体の生産性が上がります。チーム全体の生産性が上がれば、個人の時間的余裕も生まれます。
＜オススメ時間管理法 3＞タスクを分類、やる時間帯を決める
１）何をするの？
まずタスクを以下の３種類に分類します。
- 「考える系タスク」 （例：企画立案／提案書作成）
- 「処理する系タスク」 （例：定型事務処理／電話連絡・メール連絡）
- 「時間拘束される系タスク」（例：会議／商談）
人の集中力が高まるピークは、午前中の8〜10時あたりといわれます（※2）。タスクがどの分類に入るかによって、そのタスクをする時間帯を決めます。
- 「考える系タスク」は集中力の高いこの午前中の時間帯で行います。
- 「処理する系タスク」は集中力の低くなる午後に行います。
- 「時間拘束される系タスク」は自分でコントロールできないので対象外とします。
いつもしている１日のスケジュールをたてる際、タスクの分類により行う時間帯を意識するだけ。簡単ですね。
※2 科学的な理由：参考 ダイヤモンド・オンライン「仕事がはかどるゴールデンタイムは１日２度ある」 https://diamond.jp/articles/-/126146
２）どうなるの？
「①考える系タスク」には試行錯誤や悩んでる時間もかなり必要になりますが、集中力が高い時間帯で取り組むことで早くタスクを終えることができれば、時間に余裕ができます。
また、高い集中力は、より説得力のある企画を生み出したり、新しいアイデアを生み出したりと、時間管理のみならず成果においても効果が期待されます。
ここまで、今日からできる、簡単な時間管理の方法・オススメ３選を紹介しました。どれも簡単ですが効果も出やすいので、今日から使ってみてください。
この時間管理の方法を使うことで、「いつも時間に追われてしまっている自分」「どれから手をつけていいのか分からなくてパニックになる自分」からの脱却をはかりましょう。
まとめ
この記事では、今すぐ実践して効果も得られる、簡単な時間管理の方法を優先して紹介しています。あなたの生産性をさらにしっかり向上させる時間管理の方法は他にもまだあります。A社は研修実績も豊富。提供できる情報も多く持っています。
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